Registrul de casă este documentul în care firma consemnează, în ordine cronologică, încasările și plățile făcute în numerar, astfel încât în orice moment să se poată vedea cât numerar ar trebui să existe în casă. El contează pentru că banii lichizi nu lasă urme automate precum cei din bancă, iar fără o evidență atentă diferențele sunt greu de explicat. Situațiile din viața de zi cu zi de mai jos arată de ce.
Ce este registrul de casă și la ce folosește
Casa unei firme este locul, fizic sau contabil, în care se află numerarul folosit pentru plăți și încasări. Registrul de casă este jurnalul acestei mișcări: fiecare intrare și ieșire primește un rând, cu data, documentul justificativ, suma și soldul rezultat. La finalul zilei, soldul din registru trebuie să corespundă cu banii efectiv existenți. Dacă nu se potrivesc, există o eroare de notare sau o lipsă care trebuie investigată.
Rolul registrului este dublu: protejează firma, pentru că arată exact ce s-a întâmplat cu banii, și ajută contabilul să înregistreze corect operațiunile.
Un aspect practic: registrul nu se completează „din memorie” la sfârșitul săptămânii. Fiecare rând se scrie la momentul operațiunii, pe baza documentului în mână. Dacă lucrezi cu un program de contabilitate, el poate genera registrul automat, dar tot tu rămâi cel care verifică dacă sumele corespund cu banii din sertar.
Prima situație: cumpărături mărunte pentru birou
Un angajat merge la un magazin și cumpără hârtie, cafea și câteva rechizite, plătind din banii avansați de firmă. Se întoarce cu un bon fiscal. Dacă bonul nu ajunge la contabil sau dacă suma nu se notează, în casă rămâne o diferență pe care nimeni nu o poate explica. Soluția este simplă: bonul se predă în aceeași zi, se consemnează în registru și se păstrează ca document justificativ. Dacă sunt achiziții frecvente, un avans spre decontare, bine evidențiat, face procedura mai ușoară.
A doua situație: un client plătește cu bani lichizi
Un client vine la sediu și achită o factură în numerar. Primește o chitanță, iar suma intră în casă. Dacă încasarea nu se înscrie în registru în ziua respectivă, cineva poate încasa din nou, poate uita sau poate uza banii pe loc. Consemnarea imediată protejează atât firma, cât și clientul, care poate dovedi plata. Pentru orice încasare, verifică ce document trebuie emis și păstrează copia.
Chiar și atunci când clientul este un cunoscut, nu sări peste document. Încrederea este importantă în afaceri, însă între firme și între firmă și stat contează dovada scrisă. Un client care a plătit și nu poate arăta chitanța va reveni, mai devreme sau mai târziu, cu aceeași discuție.
A treia situație: plata unui colaborator la sfârșit de proiect
Uneori, un prestator mic cere să fie plătit „la mână”. Înainte să accepți, verifică dacă acest mod de plată este potrivit pentru acel tip de operațiune și valoare, pentru că există reguli privind plățile în numerar între firme. Întreabă contabilul ce limite și condiții se aplică, pentru că ele se pot schimba în timp. Dacă plata în numerar este permisă, ea trebuie documentată cu factură sau contract și consemnată în registru.
Ce trebuie să conțină o notare corectă
- data operațiunii și numărul curent;
- explicația scurtă: ce s-a plătit sau încasat;
- documentul care o susține (chitanță, bon, dispoziție);
- suma încasată sau plătită;
- soldul după operațiune.
Soldul nu poate fi negativ: nu poți plăti din casă mai mult decât ai acolo. Dacă ți se pare că ar fi nevoie, înseamnă că a lipsit o încasare sau o alimentare a casei din cont, nu că regula se poate ocoli.
Cum previi diferențele de casă
Numără banii în fiecare zi, înainte de închiderea registrului, și compară cu soldul scris. Limitează numărul persoanelor care au acces la casă și păstrează banii într-un loc sigur. Cere întotdeauna document pentru orice plată și nu accepta „te anunț mai târziu” pentru justificări. Dacă apare o diferență, notează-o și anunță imediat contabilul, în loc să încerci s-o acoperi cu bani personali sau cu o înregistrare inventată.
Regulile de bază ale acestei evidențe, inclusiv ce se consemnează, cum se ține soldul și ce atenție merită plățile în numerar, sunt tratate pe larg în ghidul despre registrul de casă, pe care merită să-l ai la îndemână când stabilești procedura internă.
Când reduci numerarul la minimum
Mulți antreprenori aleg să folosească numerarul cât mai puțin. Plățile prin bancă sau cu cardul firmei lasă o urmă clară, sunt înregistrate automat și se potrivesc mai ușor cu facturile. Numerarul rămâne util pentru cheltuieli mărunte sau pentru anumite încasări, dar nu mai este singura variantă. Dacă îți propui să limitezi astfel de mișcări, stabilește o sumă maximă păstrată în casă și o regulă clară pentru depunerea excedentului.
Pentru o vedere de ansamblu a evidențelor firmei, partea dedicată contabilității pune registrul de casă în legătură cu celelalte documente și cu închiderile lunare.
Un obicei care aduce liniște
Alocă zece minute la sfârșitul fiecărei zile în care ai avut mișcări de numerar: numeri, compari, semnezi, pui documentele la dosar. La final de lună, trimite registrul și actele contabilului. Obiceiul acesta, repetat, face din registrul de casă o formalitate simplă, nu o sursă de stres. Iar când cineva te întreabă ce s-a întâmplat cu o anumită sumă, răspunsul este pe o pagină, la un minut distanță. Publicația FiscalPress poate completa ulterior această rutină cu explicații despre alte documente de evidență.
Dacă firma are mai mulți angajați cu acces la casă, stabilește pe scurt cine este persoana responsabilă și cine o înlocuiește în concediu. Răspunderea împărțită vag este, de obicei, răspunderea nimănui.
